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大口寄付をいただいた際の手順を記す。
お礼の電話、訪問、感謝状などの贈呈、お手紙と重ねてのお礼が大まかな流れだ。高額の寄付をいただいた際、まずは、その団体の代表や役職者が、すぐに電話でお礼を伝えることが大切だ。 これはできる限り、いただいたその日に連絡すると良い。電話では感謝を伝えるだけでなく、ぜひ直接お会いしてお礼をしたいと、次のアポイントを取ることが大切である。
そうすると、大抵の場合は、「そこまでしなくて結構、お気持ちだけうけとる」といった謙虚な返答をいただくが、重要なのは、「お伺いしてお礼をしたいほど、あなたの行為に感謝しています」というような、心からの誠意を示すことである。
運よくお伺いすることが許された場合、担当者1人でお伺いするか、代表と担当者の2人でお伺いする。2人でお伺いする際は、男性2人だとプレッシャーを与えてしまう可能性もあるので、できれば、男女ペアでの訪問が望ましい。
訪問時は、大口寄付者だけに贈られる感謝状や盾など、プレミア感がつくようなものを持参する。たとえ、大口支援者の方が北海道の田舎町に住んでいたとしても、訪問が許されるならば、訪問をして顔が見える関係づくりを行ったほうが良い。北海道までの往復交通費や宿泊費などの支出は、すぐにリカバーできるほど、将来の寄付が見込めるからだ。
訪問すれば、少なくとも30分ぐらいは、大口寄付者の目の前で会話が許されるのだから 、その際に、何に興味関心があるのか、なぜ自団体を選んだのかなど、会話から読み取っておけば、将来、その方が興味を示す企画やDMを打ちやすくなる。

◎手紙は直筆で
訪問が叶わなかったとしても、お礼の手紙や感謝状を出すことを忘れてはいけない。そして手紙は、直筆をお勧めする。職員全員の直筆での一言コメントを寄せ書きにして贈ることは、心がこもっており、大いに喜ばれる。職員が多い団体で全員の直筆が難しい場合は、代表者のみの直筆の手紙でも良い。○○様のおかげで、このような活動ができたなど、その方の名前をできる限りリピートして書く。 直筆にこだわるのは、直筆の手紙をもらったら、人の手を通じた想いが伝わることと、なかなか捨てられないからだ。

◎定期的なコンタクトを
大口寄付者には、定期的なコンタクトを取り続けること。 季節毎に活動を知らせるお手紙、ニュースレターを送る際に、一言直筆のメッセージを添えて送る、年に一度は、電話かけを行い感謝を伝えること。また、その際には、必ず訪問の機会をお伺いし、訪問してお礼を伝えるチャンスを粘り強く待つ。顔が見える関係を構築できるか否かで、将来的な支援が大きく変わる 。
手紙、メール、電話、訪問、などを駆使して、年に3~4回はコンタクトを取って関係構築をしていきたい。

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